Przedsiębiorcy na co dzień podejmują decyzje, których rezultatu nie są w stanie przewidzieć ze stuprocentową pewnością. Negocjują ceny, terminy, zakresy odpowiedzialności, zabezpieczenia, finansowanie. Szacują ryzyko i wybierają rozwiązanie, które z punktu widzenia firmy jest najbardziej racjonalne.

 

Jest tylko jeden moment, w którym ta logika zaskakująco często znika: konflikt. Wtedy bardzo łatwo przejść z języka biznesowego na język absolutny. „Nie odpuszczę ani złotówki”. „Spotkamy się w sądzie”. „Nie będę z nimi więcej rozmawiał”. Czasem jest to uzasadnione. Czasem jednak przedsiębiorca, który przy każdej innej decyzji analizuje koszt, czas i prawdopodobieństwo powodzenia, rozpoczyna kilkuletni proces właściwie bez sporządzenia podobnego bilansu. A spór również ma swój rachunek ekonomiczny.

 

Proces wygrywa się nie tylko w wyroku

Wyobraźmy sobie typową sprawę gospodarczą.

 

Wykonawca żąda zapłaty 400 tys. zł za zrealizowane prace. Zamawiający twierdzi, że część robót wykonano wadliwie i nalicza kary umowne. Każda strona posiada własną dokumentację, korespondencję, protokoły i świadków. Pojawia się konieczność powołania biegłego. Jedna opinia zostaje zakwestionowana, potrzebna jest uzupełniająca. Później wyrok pierwszej instancji, a następnie apelacja.

 

Być może jedna ze stron ostatecznie wygra.

Tylko kiedy? I w jakiej sytuacji gospodarczej będzie wtedy przeciwnik?

To pytania, które w biznesie powinny być równie ważne jak pytanie o to, kto ma rację.

 

Dane Ministerstwa Sprawiedliwości dobrze pokazują różnicę skali czasowej. W 2025 r. w sprawach gospodarczych repertorium GC w sądach rejonowych średni czas mediacji wynosił około 3 miesięcy, podczas gdy wskazany w tej samej statystyce średni czas postępowania sądowego wynosił 14,9 miesiąca. W sądach okręgowych było to odpowiednio około 4 miesięcy mediacji i 21,8 miesiąca postępowania sądowego. A mówimy wyłącznie o jednej instancji i wartościach średnich – konkretna skomplikowana sprawa może oczywiście trwać znacznie dłużej.

 

Nie oznacza to, że każdą mediację zakończymy w trzy miesiące ani że każdy proces potrwa dwa lata. Pokazuje jednak coś ważniejszego: czas jest jednym z realnych parametrów wyboru sposobu rozwiązania sporu. W biznesie ma on swoją cenę.

To chyba jedno z największych nieporozumień dotyczących mediacji. Mediacja nie polega na tym, że mediator przekonuje wierzyciela, aby zrezygnował z połowy należności, a dłużnika, żeby „dla świętego spokoju” coś zapłacił. Nie polega również na szukaniu kompromisu dokładnie pośrodku. I zdecydowanie nie jest biznesową terapią, której celem jest sprawienie, żeby skonfliktowani przedsiębiorcy znowu się polubili. Dobra mediacja gospodarcza jest uporządkowanym procesem negocjacyjnym prowadzonym przy udziale neutralnej osoby trzeciej.

 

Problem zaczyna się od stanowisk: „należy mi się 400 tys. zł” i „nie zapłacę 400 tys. zł”. Zadaniem mediatora jest pomóc stronom zejść poziom niżej i ustalić, co rzeczywiście stoi za tymi stanowiskami. Może się okazać, że jedna firma przede wszystkim potrzebuje szybko odzyskać płynność. Druga dysponuje środkami, ale nie zaakceptuje zapłaty za zakres robót, który jej zdaniem wymaga poprawy. Jednej zależy na zamknięciu inwestycji przed określonym terminem, drugiej na uniknięciu odpowiedzialności gwarancyjnej za element wykonany przez innego podwykonawcę.

 

Dopiero w tym miejscu zaczyna się przestrzeń do rozmowy.

 

Takie podejście odpowiada klasycznej koncepcji negocjacji opartych na interesach, rozwijanej między innymi przez Rogera Fishera i Williama Ury'ego. Materiały szkoleniowe Ministerstwa Sprawiedliwości dotyczące mediacji gospodarczej również zwracają uwagę na konieczność diagnozy konfliktu: ustalenia uczestników, rzeczywistych kwestii spornych, możliwych obszarów negocjacji i kryteriów rozwiązania. To zdecydowanie bliższe zarządzaniu ryzykiem niż „pójściu drugiej stronie na rękę”.

 

Statystyki pokazują, że mediacja w gospodarce przestaje być egzotyką

Nie twierdziłbym, że polscy przedsiębiorcy masowo porzucili sądy na rzecz mediatorów. Takiego wniosku ze statystyk wyciągnąć nie można. Można natomiast powiedzieć coś innego: mediacja gospodarcza jest wykorzystywana zdecydowanie częściej niż jeszcze kilka lat temu. W statystykach Ministerstwa Sprawiedliwości liczba ugód zawartych przed mediatorem w sprawach gospodarczych skierowanych do mediacji wzrosła z 882 w 2018 r. do 1740 w 2025 r. W 2025 r. mediatorzy złożyli w takich sprawach ponad 6 tys. protokołów, a wskaźnik ugód w mediacjach podjętych wyniósł 28,56 proc. Równie znamienne są same skierowania. W 2025 r. sądy rejonowe skierowały do mediacji 4320 spraw gospodarczych, a sądy okręgowe dalszych 2718. Jeszcze dekadę wcześniej skala wykorzystania mediacji gospodarczej była wyraźnie mniejsza. To nadal niewiele w stosunku do całego obrotu gospodarczego. Kierunek jest jednak widoczny. I nie powinien dziwić.

To dla mnie jedna z najważniejszych różnic. Sąd odpowiada na żądania przedstawione przez strony w określonych ramach procesowych. Ustala fakty, stosuje prawo i wydaje rozstrzygnięcie. To jego rola. Problem przedsiębiorcy bywa jednak znacznie szerszy niż treść pozwu. Powód żąda 250 tys. zł. Pozwany kwestionuje 80 tys. zł z tej kwoty. Ale przedsiębiorców łączy równocześnie kolejna umowa, magazyn pełen towaru, gwarancja dotycząca poprzedniej dostawy i projekt, który obie firmy miały wspólnie rozpocząć za trzy miesiące. Wyrok dotyczący jednej faktury nie ułoży całej tej relacji. Ugoda może. Co więcej, Kodeks postępowania cywilnego pozwala stronom objąć ugodą mediacyjną również roszczenia, których nie obejmował pierwotny pozew. 

 

Właśnie tutaj pojawia się największa biznesowa przewaga mediacji: możliwość zaprojektowania rozwiązania, którego sąd zwyczajnie nie miałby podstaw narzucić. Można ustalić harmonogram spłaty zamiast jednorazowej płatności. Powiązać częściowe umorzenie należności z terminowym wykonaniem pozostałych zobowiązań. Uzgodnić poprawienie określonych robót i zapłatę bezspornej części wynagrodzenia. Zmienić zakres dalszego kontraktu. Określić sposób odbioru prac. Zakończyć jedną umowę, a jednocześnie ustalić zasady dalszej współpracy przy innej. Czasami największą wartością ugody nie jest to, ile jedna strona zapłaci drugiej. Największą wartością jest to, co wydarzy się następnego dnia po podpisaniu ugody.

 

W sporach o zapłatę nie zawsze najważniejsza jest kwota

Wierzyciel może posiadać bardzo mocne roszczenie na 500 tys. zł. Jeżeli po trzech latach otrzyma prawomocny wyrok przeciwko spółce, która w międzyczasie utraciła płynność albo wyzbyła się majątku, jego sukces procesowy może mieć znacznie mniejszą wartość gospodarczą niż wskazywałaby sentencja wyroku. Dlatego w mediacji dotyczącej należności pytanie „ile?” powinno być tylko jednym z kilku. Równie istotne są: kiedy nastąpi płatność, w ilu ratach, jakie będzie zabezpieczenie, co nastąpi w razie opóźnienia, jak zaliczane będą wpłaty, czy wierzyciel rezygnuje z części odsetek pod warunkiem terminowego wykonania ugody i co stanie się po całkowitej spłacie.

 

Właśnie dlatego dobra ugoda dotycząca zapłaty nie powinna sprowadzać się do jednego zdania: „dłużnik zapłaci wierzycielowi kwotę X do dnia Y”. Porozumienie powinno przetrwać kontakt z rzeczywistością.

 

Budowa i inwestycje: tam wyrok często przychodzi za późno

Spory budowlane są szczególnie dobrym przykładem. Inwestor twierdzi, że wykonawca ma opóźnienie. Wykonawca odpowiada, że przyczyną były zmiany projektowe. Generalny wykonawca wskazuje podwykonawcę. Podwykonawca twierdzi, że nie mógł wejść na plac budowy. Pojawiają się roboty dodatkowe, protokoły, kary umowne, zabezpieczenia, odbiory i usterki. Taki spór jest jednocześnie prawny, techniczny, finansowy i organizacyjny.

 

Wśród obszarów zastosowania mediacji gospodarczych znajdziemy między innymi spory z umów o roboty budowlane, o zapłatę, o odszkodowanie, z leasingu, najmu, dzierżawy, dostaw, usług, finansowania inwestycji czy dotyczące niewykonania i nienależytego wykonania kontraktów. W przypadku trwającej inwestycji szczególnego znaczenia nabiera czas. Wyrok wydany za dwa lata może znakomicie odpowiedzieć na pytanie, kto odpowiadał za trzymiesięczne opóźnienie. Nie cofnie jednak inwestycji do momentu, w którym można było jeszcze wspólnie ustalić nowy harmonogram i ograniczyć stratę obu stron. Mediacja może odbywać się wtedy, kiedy problem nadal da się naprawić.

 

Wspólnicy mogą wygrać proces i stracić firmę

Jeszcze inaczej wygląda konflikt pomiędzy wspólnikami. Tutaj przedmiotem sporu formalnie może być uchwała, rozliczenie, wypłata środków czy sposób wykonania określonych praw korporacyjnych. W praktyce konflikt często dotyczy dużo więcej: utraty zaufania, podziału obowiązków, inwestycji, wynagrodzeń członków zarządu, dostępu do informacji albo tego, że dwie osoby mają zupełnie różną wizję dalszego funkcjonowania spółki. Proces może rozstrzygnąć konkretną kwestię prawną i być niezbędny. Nie odpowie jednak automatycznie na pytanie, jak wspólnicy mają prowadzić przedsiębiorstwo w poniedziałek rano.

 

W mediacji można rozmawiać o zmianie zasad współpracy, sprzedaży udziałów, rozliczeniu stron, podziale kompetencji, sposobie podejmowania określonych decyzji czy uporządkowanym rozstaniu. Oczywiście ugoda nie zastępuje wymaganych prawem uchwał, aktów notarialnych ani innych czynności, dla których ustawodawca przewidział szczególną formę. Kodeks wyraźnie zastrzega, że zatwierdzenie ugody mediacyjnej nie uchyla wymogów dotyczących szczególnej formy czynności prawnej. To ważne rozróżnienie. Mediator pomaga zbudować rozwiązanie. Później trzeba jeszcze prawidłowo przełożyć je na prawo i dokumenty korporacyjne.

 

Poufność ma w biznesie konkretną wartość. 

Nie każdy przedsiębiorca chce, aby spór z kluczowym kontrahentem, wspólnikiem albo inwestorem stał się publicznym elementem jego historii biznesowej. Mediacja jest niejawna. Mediator, strony oraz inne osoby uczestniczące w postępowaniu mają obowiązek zachować w tajemnicy fakty poznane w związku z mediacją, chyba że strony zwolnią je z tego obowiązku. Jeszcze ważniejsze z negocjacyjnego punktu widzenia jest coś innego: Kodeks postępowania cywilnego stanowi, że w późniejszym postępowaniu przed sądem lub sądem polubownym bezskuteczne jest powoływanie się na propozycje ugodowe, wzajemne ustępstwa i inne oświadczenia składane w mediacji. To pozwala prowadzić znacznie bardziej otwartą rozmowę.

 

Prezes spółki może więc powiedzieć: „Nie zgadzamy się z roszczeniem, ale z przyczyn biznesowych jesteśmy gotowi zapłacić określoną kwotę i zamknąć sprawę”, nie traktując samego faktu złożenia tej propozycji jako przyznania odpowiedzialności. Trzeba przy tym zachować precyzję: poufność mediacji nie oznacza automatycznie, że każdy dokument powstały w związku z ugodą pozostanie na zawsze poza jakimkolwiek postępowaniem. Jeżeli strony występują o zatwierdzenie ugody przez sąd, dokument trafia do sądu. To kolejny powód, aby zasady poufności świadomie omawiać, zamiast posługiwać się marketingowym hasłem „wszystko jest tajne”.

Przedsiębiorca może powiedzieć: dobrze, ale co jeśli druga strona podpisze ugodę, a potem jej nie wykona? Polskie prawo przewiduje odpowiedź również na tę sytuację. Ugoda zawarta przed mediatorem po zatwierdzeniu przez sąd uzyskuje moc prawną ugody zawartej przed sądem. Jeżeli obejmuje świadczenie nadające się do egzekucji, po zatwierdzeniu poprzez nadanie klauzuli wykonalności staje się tytułem wykonawczym. Nie jest więc wyłącznie „dżentelmeńskim porozumieniem”.

 

Jednocześnie właśnie na etapie tworzenia ugody ujawnia się znaczenie jakości pracy mediatora i pełnomocników. Kwota musi być określona. Termin powinien być jednoznaczny. Rachunek, sposób płatności, sposób wydania rzeczy czy zakres prac nie mogą pozostawiać wątpliwości. Jeżeli strony przewidują konsekwencje opóźnienia, również trzeba je prawidłowo ująć. Najgorszą ugodą nie jest ta, w której strony trochę ustąpiły. Najgorsza jest ta, która po miesiącu staje się źródłem nowego sporu o to, co właściwie zostało uzgodnione.

 

Mediacja kosztuje. Proces też – tylko jego rachunek jest bardziej rozłożony w czasie

Mediacja nie jest bezpłatna i nie ma potrzeby udawać, że jest. W przypadku mediacji prowadzonej na skutek skierowania sądu wynagrodzenie mediatora w sprawach majątkowych wynosi obecnie 1 proc. wartości przedmiotu sporu, nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2000 zł za całe postępowanie, do czego mogą dojść przewidziane przepisami wydatki i VAT. W mediacjach umownych – czyli rozpoczynanych bez skierowania sądu – warunki wynagrodzenia mediator i strony ustalają umownie.

 

Istotne są też przepisy dotyczące opłaty sądowej. Jeżeli w toku postępowania strony zawrą ugodę przed mediatorem przed rozpoczęciem pierwszej rozprawy, przewidziany jest zwrot 100 proc. opłaty od pisma wszczynającego postępowanie. Jeżeli do ugody mediacyjnej dojdzie po rozpoczęciu rozprawy – zwrot wynosi 75 proc., z uwzględnieniem ustawowych zasad dotyczących opłaty minimalnej. Ale przedsiębiorca powinien liczyć szerzej. Koszt sporu to także prawnicy, opinie prywatne i sądowe, zaangażowanie pracowników, przygotowywanie dokumentacji, udział członków zarządu w rozprawach, zamrożone należności i utracone możliwości biznesowe. Czasami największego kosztu procesu nie znajdziemy na żadnej fakturze.

 

Rozmowy można rozpocząć również bez oczekiwania na sąd

Mediacja nie zaczyna się dopiero wtedy, gdy sędzia wyda postanowienie o skierowaniu sprawy do mediatora. Można rozpocząć ją przed wniesieniem pozwu. W praktyce biznesowej często właśnie wtedy ma największy potencjał. Konflikt jest już dostatecznie poważny, aby obie strony rozumiały jego konsekwencje, ale nie zdążył jeszcze przejść przez miesiące pism procesowych, publicznych zarzutów i kolejnych kosztów.

 

Kodeks cywilny przewiduje przy tym istotną ochronę dotyczącą przedawnienia: w odniesieniu do roszczeń objętych umową o mediację bieg przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu przez czas trwania mediacji. To rozwiązanie obowiązuje po zmianach, które zastąpiły wcześniejszą konstrukcję przerwania biegu przedawnienia wskutek wszczęcia mediacji. To techniczny szczegół, ale dla przedsiębiorcy i jego pełnomocnika bardzo ważny. Mediacja nie powinna oznaczać rezygnacji z pilnowania własnych praw.

 

Mediator gospodarczy powinien rozumieć, że przedsiębiorca nie potrzebuje wykładu

W sporach biznesowych znaczenie ma również wybór mediatora. Nie chodzi o to, aby mediator przejmował rolę prawnika, rzeczoznawcy budowlanego, księgowego czy członka zarządu. Nie powinien rozstrzygać sprawy za strony. Dobrze jednak, żeby rozumiał mechanikę sporu. Jeżeli rozmowa dotyczy inwestycji budowlanej, trzeba wiedzieć, dlaczego znaczenie mogą mieć odbiory, roboty dodatkowe, harmonogram, zabezpieczenie należytego wykonania czy gwarancja. Jeżeli spór dotyczy wspólników, trzeba rozumieć, że problem przedsiębiorstwa nie kończy się na wzajemnych roszczeniach dwóch osób. Jeżeli chodzi o zapłatę, nie wystarczy zapytać, czy strony spotkają się w połowie kwoty.

 

Sam w swojej praktyce przyjąłem właśnie takie podejście: mediacja gospodarcza ma prowadzić do rozwiązania, które jest jednocześnie realne, wykonalne, bezpieczne prawnie i uzasadnione biznesowo. Dodałbym jeszcze jedno słowo: trwałe. Bo porozumienie, które wygląda dobrze wyłącznie w dniu podpisania, nie jest dobrą ugodą.

Mediacja nie jest lekarstwem na każdy konflikt. Jeżeli przedsiębiorca potrzebuje natychmiastowego zabezpieczenia roszczenia, istnieje ryzyko ukrywania lub wyprowadzania majątku, potrzebne jest precedensowe rozstrzygnięcie prawne albo druga strona wykorzystuje rozmowy wyłącznie do odwlekania nieuniknionego procesu – postępowanie sądowe może być właściwszą drogą. Mediacja wymaga również minimalnej gotowości obu stron do podejmowania decyzji. Nie oznacza konieczności zgody na propozycję przeciwnika. Oznacza gotowość do sprawdzenia, czy istnieje rozwiązanie lepsze od dalszego sporu. To zasadnicza różnica.

 

Ugoda nie oznacza, że ktoś miał mniej racji

Przedsiębiorcy czasami obawiają się, że propozycja mediacji zostanie odebrana jako oznaka słabości. Nie powinna. Firma może być przekonana, że ma mocne argumenty prawne i jednocześnie uznać, że trzyletni proces nie jest dla niej najlepszą decyzją gospodarczą. Można wierzyć w wygraną i nadal policzyć jej cenę. Można dochodzić 500 tys. zł i racjonalnie zdecydować, że 450 tys. zł otrzymane w ciągu trzydziestu dni ma większą wartość biznesową niż niepewne 500 tys. zł po kilku latach. Można też odmówić zawarcia ugody, jeżeli proponowane warunki są nieakceptowalne.

 

Dobrowolność jest fundamentem mediacji. Ostateczna decyzja pozostaje po stronie przedsiębiorcy. I chyba właśnie dlatego mediacja tak dobrze pasuje do biznesu. Przedsiębiorca nie oddaje decyzji mediatorowi. Odzyskuje możliwość podjęcia jej samemu. Nie na podstawie emocji z dnia, w którym wybuchł konflikt, lecz po sprawdzeniu ryzyka, kosztów, czasu, możliwości wykonania i alternatyw. 

 

Sąd jest niezbędny tam, gdzie potrzebne jest rozstrzygnięcie.  Ale nie każdy konflikt biznesowy potrzebuje zwycięzcy i przegranego. Czasem potrzebuje przede wszystkim rozwiązania.

 

Robert Rozpończyk
mediator sądowy