Pierwsza mediacja zwykle stresuje bardziej przed rozpoczęciem niż w trakcie. Ludzie przychodzą z różnymi wyobrażeniami. Że będą musieli od razu usiąść naprzeciwko drugiej strony, że mediator zacznie ich przepytywać jak sędzia, że trzeba mieć przygotowaną przemowę albo że już na pierwszym spotkaniu trzeba będzie podpisać ugodę. W praktyce mediacja wygląda znacznie bardziej normalnie. To rozmowa, tyle że prowadzona według określonych zasad i z udziałem osoby, której zadaniem jest pomóc uporządkować konflikt.

 

Nie trzeba znać technik negocjacji czy mediacji. Nie trzeba znać przepisów ani posługiwać się prawniczym językiem. Dobrze natomiast wiedzieć, czego można się spodziewać. Sama świadomość, jak wygląda pierwsze spotkanie, zwykle odbiera mu sporą część napięcia.

Mediacja zazwyczaj zaczyna się wcześniej niż w chwili otwarcia drzwi do gabinetu albo połączenia online. Najpierw jest telefon, wiadomość lub kontakt związany ze skierowaniem sprawy przez sąd. Na tym etapie mediator ustala przede wszystkim kwestie organizacyjne: czego dotyczy sprawa, kto w niej uczestniczy, czy obie strony wiedzą o mediacji, czy mają pełnomocników i w jaki sposób najlepiej zorganizować pierwsze spotkanie.

 

Nie jest to jeszcze moment na opowiedzenie mediatorowi całej historii od początku do końca. Zwykle wystarcza ogólny obraz sytuacji. W sprawie gospodarczej może to być informacja, że chodzi o zapłatę za wykonane roboty i spór dotyczący ich jakości. W sprawie rodzinnej – że rodzice chcą porozmawiać o kontaktach z dzieckiem, alimentach albo sposobie sprawowania opieki. Szczegóły przyjdą później.

 

Czasem już przed właściwą mediacją mediator rozmawia ze stronami oddzielnie. Ma to sens zwłaszcza wtedy, gdy konflikt jest bardzo napięty, strony od dawna ze sobą nie rozmawiają albo jedna z nich ma obawy przed wspólnym spotkaniem. Mediacja nie polega na wrzuceniu dwóch skonfliktowanych osób do jednego pokoju i czekaniu, aż się dogadają. Sposób prowadzenia rozmów powinien być dostosowany do konkretnej sytuacji.

Na pierwszą mediację nie trzeba przychodzić z teczką dokumentów przygotowaną jak na rozprawę. Jeżeli jednak spór dotyczy umowy, rozliczeń, nieruchomości, robót budowlanych czy podziału majątku, warto mieć przy sobie dokumenty, które pomagają zrozumieć sytuację. Nie po to, żeby „udowodnić mediatorowi rację”, lecz żeby rozmowa opierała się na faktach.

 

Najbardziej pomaga przygotowanie sobie przed spotkaniem trzech rzeczy:
- co jest dla mnie najważniejsze i bez czego trudno będzie mi zaakceptować porozumienie;
- w czym mogę być elastyczny;
- jak wyglądałoby rozwiązanie, z którym mógłbym realnie żyć po zakończeniu mediacji.

 

To brzmi prosto, ale często właśnie tego stronom brakuje. Ludzie bardzo dobrze wiedzą, czego chcą od drugiej strony: „ma zapłacić całość”, „ma się zgodzić na mój harmonogram”, „ma przyznać, że zrobił źle”. Znacznie trudniej jest odpowiedzieć: co konkretnie ma się wydarzyć, żeby ten konflikt można było uznać za zakończony?

 

Nie trzeba natomiast przygotowywać przemówienia. Mediator nie przyznaje punktów za retorykę. Czasem najlepiej rozpocząć po prostu od zdania: „Nie wiem nawet, od czego zacząć”. Od uporządkowania tego właśnie jest mediacja.

Pierwsze minuty spotkania bywają dość spokojne. Mediator przedstawia zasady: dobrowolność, poufność, swoją bezstronność i neutralność, sposób prowadzenia rozmowy oraz to, co może się wydarzyć, jeżeli strony osiągną porozumienie. Wyjaśnia również kwestie organizacyjne – czy możliwe będą rozmowy indywidualne, jak będą robione przerwy, w jaki sposób będzie powstawał ewentualny projekt ugody.

 

Dla osób, które przychodzą z sądu, jedna rzecz bywa szczególnie ważna: mediator nie jest kolejnym sędzią. Nie będzie ustalał, kto kłamie, kto jest „lepszym rodzicem”, który wspólnik zachował się bardziej fair ani komu należy się moralne zwycięstwo. Może zadawać trudne pytania, zwracać uwagę na niespójności czy prosić o konkrety, ale nie wydaje wyroku.

 

Później każda ze stron ma możliwość przedstawienia swojej perspektywy. W praktyce te pierwsze wypowiedzi bywają bardzo różne. Jedna osoba mówi spokojnie i rzeczowo. Druga zaczyna od emocji. Ktoś przynosi dokładną chronologię wydarzeń, ktoś inny opowiada sprawę bez zachowania kolejności. To normalne. Zadaniem mediatora jest z tego materiału wyłapać rzeczy naprawdę istotne i stopniowo nadać rozmowie strukturę.

Mediacja nie oznacza, że wszyscy od początku mówią spokojnie i uprzejmie. Gdyby strony były w stanie bez problemu usiąść razem, przedstawić swoje potrzeby i znaleźć rozwiązanie, często nie potrzebowałyby mediatora.

 

Dlatego podczas spotkania może pojawić się złość, rozczarowanie, podniesiony głos, dłuższa cisza albo stwierdzenie: „Ja już nie widzę sensu tej rozmowy”. Dobry mediator nie powinien reagować na każdą emocję próbą jej natychmiastowego uciszenia. Czasem trzeba pozwolić komuś powiedzieć rzeczy, których wcześniej nie miał komu powiedzieć. Granica pojawia się wtedy, gdy emocje zamieniają rozmowę w atak, obrażanie albo uniemożliwiają dalszą pracę.

 

W takich sytuacjach można zrobić przerwę. Można również przejść do rozmów indywidualnych. To część normalnego warsztatu mediatora, a nie sygnał, że mediacja „idzie źle”. W rozmowie indywidualnej strona może spokojniej przedstawić swoje obawy, zastanowić się nad propozycją albo powiedzieć mediatorowi coś, czego nie chce na tym etapie komunikować drugiej stronie. Mediator nie przekazuje takich informacji dalej bez zgody.

 

Czasami największym postępem pierwszego spotkania nie jest żadna konkretna propozycja. Jest nim to, że po godzinie dwie osoby zaczynają rozmawiać o tym, co ma się wydarzyć jutro, zamiast po raz dziesiąty wracać do tego, co wydarzyło się trzy lata temu.

W pewnym momencie dobra mediacja powinna przejść od opisywania konfliktu do pracy nad rozwiązaniami. To zwykle najważniejsza zmiana w całej rozmowie. Na początku strony koncentrują się na przeszłości: kto nie zapłacił, kto nie dotrzymał słowa, kto utrudniał kontakty z dzieckiem, kto źle wykonał umowę. Z czasem mediator zaczyna zadawać pytania dotyczące przyszłości.

 

Jeżeli dłużnik nie jest w stanie zapłacić całej kwoty jednorazowo, pytanie może brzmieć: jaka rata jest rzeczywiście możliwa i co zabezpieczy wierzyciela? Jeżeli rodzice nie są zgodni co do opieki nad dzieckiem – jak powinien wyglądać zwykły tydzień, co stanie się w czasie choroby, wakacji albo zmiany grafiku pracy? Jeżeli wspólnicy nie chcą już razem prowadzić firmy – jak przeprowadzić rozstanie tak, żeby przedsiębiorstwo nie stało się jego pierwszą ofiarą?

 

Mediator może pomagać tworzyć warianty, porządkować propozycje i sprawdzać ich wykonalność. Nie powinien jednak wciskać stronom własnego rozwiązania. Ugoda, której nikt nie chce, ale którą wszyscy podpisali pod presją chwili, jest słabą ugodą. Znacznie ważniejsze jest, żeby strony rozumiały, na co się zgadzają i co z tego będzie wynikało za tydzień, miesiąc czy rok.

Nie. I to jedna z informacji, która bardzo często uspokaja osoby przychodzące pierwszy raz.

 

Mediacja nie jest egzaminem, który trzeba zaliczyć ugodą przed opuszczeniem gabinetu. Niektóre sprawy rzeczywiście można zakończyć podczas jednego spotkania. W innych pierwsze posiedzenie służy przede wszystkim ustaleniu, o co naprawdę toczy się spór. Później strony potrzebują dokumentów, konsultacji z prawnikiem, policzenia wariantów finansowych albo po prostu kilku dni, żeby ochłonąć i przemyśleć propozycje. Jeżeli dochodzi do porozumienia, jego treść trzeba jeszcze porządnie zapisać. To często osobny etap pracy. „Będziemy się elastycznie dogadywać” brzmi dobrze przy stole, ale może być fatalnym zapisem w ugodzie. Znacznie lepiej określić, kto, kiedy, co i w jaki sposób ma zrobić. Dobra ugoda powinna nie tylko ładnie wyglądać w dniu podpisania, ale przede wszystkim działać później w normalnym życiu.

 

A jeśli ugody nie ma? Mediacja po prostu kończy się bez porozumienia. Strony zachowują swoje prawa i mogą korzystać z innych dostępnych dróg. Sam fakt, że podjęto próbę rozmowy, nie oznacza obowiązku zgody za wszelką cenę.

 

Pierwsza mediacja naprawdę nie wymaga specjalnego przygotowania psychicznego ani znajomości procedury. Trzeba przede wszystkim przyjść z gotowością do rozmowy i świadomością, że wysłuchanie propozycji nie oznacza jej zaakceptowania.

 

Najlepsze mediacje, jakie widzę w praktyce, nie zawsze są tymi, w których ludzie nagle zaczynają się ze sobą zgadzać. Często są tymi, w których po raz pierwszy od dawna zaczynają rozmawiać o rozwiązaniu zamiast o samym konflikcie.

 

Robert Rozpończyk
mediator sądowy